Рабочая документация - это документы, составленные аудиторами на всех этапах проверки, содержащие достоверную информацию о финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации, аудиторские доказательства, описание способов и методов получения доказательств для формирования аудиторского мнения.
Аудиторские организации в праве разрабатывать самостоятельно внутрифирменные нормы и требования к рабочей документации.
Ведение рабочей документации необходимо еще и потому, что:
1. Без письменно оформленных рабочих документов ни Ассистенты
не смогут реализовать программу аудита, ни Партнер и Руководитель
проверки не смогут проконтролировать адекватность исполнения заданий Ассистентами.
2. При выполнении аудиторской проверки во второй и последующие
годы работы с Клиентом нерационально начинать проверку с повторно
го изучения деятельности и учетной системы Клиента.
3. В бригадах аудиторов могут происходить замены.
4. Аудиторы не смогут без документированных доказательств "диагностировать" финансовую отчетность Клиента, сделать выводы, дать
рекомендации.
5. Аудиторской организации может понадобиться аргументировано
доказать высокое качество проведенного аудита.
К рабочей документации относятся документы, полученные от Клиента, от третьих лиц, составленные собственноручно участниками проверки.
Рабочие документы должны отражать планирование проверки, ход ее проведения, выводы.
Порядок систематизации рабочей документации не регламентирован стандартами, он регулируется аудиторскими фирмами самостоятельно. Существует много вариантов систематизации рабочих документов в рамках одного файла Клиента. Один из них:
1. Общая документация:
• Копии учредительных документов
• Структура организации
• Финансовая отчетность за проверяемый период
• Приказ по учетной политике
• Рабочий план счетов
• Оборотный баланс
• Ведомости, журналы
• Инвентаризационные ведомости
• Информация о банковских счетах организации
• Описание особых случаев, повлиявших на финансовое состояние
организации (пожары, стихийные бедствия, присужденные штрафы, кражи, смена вида деятельности, слияние, разделение, смена собственников, смена руководства, др.)
• Договор на аудиторскую проверку, переписка, счета, акты, заключение
• Протоколы устных опросов
• Документы от третьих лиц
• События после даты составления баланса
2. Документация по планированию:
• Отчет по экспертизе
• Описание хозяйственных процессов (приобретение, получение до
хода, производство, инвестирование)
• Общий план аудита
• Программа проверки
• Индивидуальные задания Ассистентам
• Результаты последующего контроля и надзора со стороны Партнера
• Риски
• Задание границы существенности
• Обоснование выборок
3. Рабочая документация, отражающая проверку финансовой отчетности.
Рабочая документация должна быть краткой и понятной, в ней должны присутствовать ссылки на источники информации. Примененные аудиторами условные обозначения должны быть расшифрованы.
Целесообразно, как указывалось выше, проводить проверку статей баланса или счетов учета в разрезе хозяйственных процессов. Но фиксировать примененные процедуры и их результаты следует по каждой статье баланса или счету учета отдельно.
В результате такого подхода по каждой проверенной статье или счету учета будет составлен, как минимум, один рабочий лист. В рабочем листе протоколируется выполненная работа (примененные процедуры и их результаты). Рабочий лист может составляться на компьютере или рукописно. При этом следует заполнять рабочий лист таким образом, чтобы он был понятен другому аудитору.
Порядок комплектации рабочих листов в разделе "Рабочая документация, отражающая проверку финансовой отчетности" файла Клиента, может быть следующим:
■ статьи или счета Актива баланса;
и статьи или счета Пассива баланса;
■ статьи или счета, связанные с формированием себестоимости;
■ статьи или счета реализации;
■ статьи или счета финансовых результатов;

■ статьи или счета расчетов по налогам.
На всех рабочих листах должно быть указано:
■ название проверяемой организации;
■ проверяемый период;

■ дата проверки статьи или счета;
фамилия аудитора;
■ проверяемая статья или счет.
В содержании рабочего листа должно быть:
■ название статьи или счета;
■ раскрытие содержания статьи или счета (из чего состоит остаток
по статье в балансе, или счету, какими оборотами формировался
дебит, кредит); если производилась выборка дебетовых, кредитовых оборотов - описание принципов построения и исследования
выборки;
■ методика проверки статьи или счета, т.е. описание проверочных
процедур, критериев, по которым проверялась статья или счет при
выполнении конкретной процедуры (полнота, существование, точность, оценка, представление, налогообложение);
■ результат проверочной процедуры по каждой позиции, цифре;
■ обнаруженные риски, ошибки;
■ общие выводы по статье или счету.
К рабочему листу должны быть приложены, при необходимости, копии первичных документов. На копиях должны быть отметки или условные обозначения, которые в последствии должны иметь расшифровку (для чего этот документ приведен, что в нем проверялось и выводы).
Руководитель проверки и Партнер должны проверить рабочую документацию Ассистентов, составить мнение о достоверности каждой отдельно взятой статьи баланса, или каждому отдельно взятому счету учета, систематизировать документацию в файле таким образом, чтобы любое аудиторское доказательство, содержащееся в рабочих листах, можно было легко найти. Кроме того, одну статью или счет могли проверять разные Ассистенты, поэтому Руководителю придется, как мозаику, собирать рабочие листы, описывающие одну статью или счет.
Для удобства систематизации рабочей документации применяется
кодировка, специальная система присвоения идентификационных номеров рабочим листам. Один из существующих вариантов шифровки - использование комбинаций латинских букв и цифр: каждой статье баланса или счету присваивается одна буква, две, или три. В примере приведена таблица кодов.
Комплект рабочих листов по одной статье или счету может иметь последовательную структуру, или параллельную. Последовательная структура подразумевает последовательное описание примененных процедур на нескольких листах. Говоря о параллельной структуре, следует вспомнить принцип построения большой Матрешки. Матрешка побольше содержит Матрешку поменьше. В аудите часто возникает ситуация: результат применения одной процедуры к обороту, цифре, операции требует применения другой процедуры, та, в свою очередь, требует третьей и т.д., то есть происходит "погружение" с увеличивающейся степенью детализации. Когда аудитор осуществляет это "погружение" и описывает его, ему все понятно, но надо, чтобы такой алгоритм был понятен и другим. В рабочих листах возможны перекрестные ссылки.